التدقيق الداخلي

  الإجراء الحادي عشر -   التدقيق الداخلي على النظام 

(البند  رقم 4-5-4-  وفقا للمواصفة الدولية للنظام )

Internal OH&S Audit

Clause :4.5.4          

 

1- الهدف :

هذا المستند يفصل الإجراءات التي يجب إتباعها من المؤسسة لإجراء التدقيق الداخلي على نظام إدارة السلامة والصحة المهنية لضمان كفاءة عمليات تطبيق النظام وأن عمليات التقييم ذاتها فعالة  وثابتة

2- التطبيق :

الإجراء يطبق على كافة  الأنشطة/ الفعاليات  المتعلقة بنظام السلامة والصحة المهنية في المؤسسة .

3- التعريفات  :

3-1- التدقيق الداخلي : هو تدقيق منتظم ومحايد وفحص ينفذ داخليا من موظفين محددين في المؤسسة لتقييم كفاءة نظام إدارة السلامة والصحة المهنية

3-2- مسئول السلامة :     الموظف التنفيذي المسئول عن السلامة في المؤسسة ( يختلف مسماه وفقا للمؤسسة ( مدير السلامة/مراقب السلامة/مهندس السلامة/رئيس قسم أو إدارة السلامة/ مشرف السلامة/ ضابط السلامة/منسق السلامة)

3-3-          اجتماع المراجعة الإدارية : اجتماع إدارة المؤسسة العليا الدوري( نصف سنوي أو سنوي ) لمناقشة  نتائج التقارير المتعلقة بكفاءة النظام والملاحظات المسجلة والحلول المقترحة )

3-4-           حالات عدم المطابقة : الملاحظات المسجلة على النظام من خلال عمليات التدقيق الداخلي والخارجي والتي تخالف أو لا تتفق مع متطلبات النظام .

4- المسئوليات :

4-1- مسئول السلامة في المؤسسة مسئول عن إصدار وتحديث وتطبيق والحفاظ على هذا الإجراء .

4-2-  مدققي السلامة المعتمدين من المؤسسة مسئولين عن تنفيذ عمليات التدقيق وفقا للخطط الموضوعة

5-  الإجراء :

5-1-          تقوم المؤسسة بتنفيذ عمليات تدقيق داخلي منتظم على النظام

أ‌-       بهدف  التأكد ما إذا كان النظام :-

             

• يتفق مع  الترتيبات المخططة للنظام متطلبات ومعايير مواصفات نظام إدارة السلامة والصحة المهنية OHSAS18001   

• ما إذا كان النظام قد تم تطبيقه والحفاظ عليه بصورة صحيحة

• هل النظام يتوافق مع أهداف وسياسة المؤسسة المعلنة للسلامة والصحة المهنية .

ب‌-   مراجعة نتائج التدقيق السابقة

ج‌-     تزويد إدارة المؤسسة بمعلومات حول نتائج التدقيق

5-2-          يجب على مسئول السلامة إعداد خطة التدقيق الداخلي على النظام والتي تتضمن تقسيم المدققين على إدارات وأقسام و مواقع العمل المختلفة في المؤسسة  أخذا في الاعتبار عنصر الحيادية الهام في عمليات التدقيق بحيث لا يكون المدقق يعمل في نفس الإدارة/ القسم/الموقع الذي يقوم بالتدقيق عليه

5-3-          التدقيق الداخلي يجب أن ينفذ كل ستة شهور ( مرتين في العام ) على أقل تقدير

5-4- التدقيق يجب أن يتضمن المهام التالية :-

5-4-1- إحضار كافة إجراءات وسجلات السلامة في الإدارة المدقق عليها ليتم دراستها ومراجعتها قبل عملية التدقيق

5-4-2-  تجهيز قائمة فحص وتحقق تتضمن كافة معايير / مواصفات النظام ومتطلبات كل مواصفة( التفاصيل )

5-4-3-  تنفيذ عملية التدقيق وفقا لبرنامج التدقيق الموضوع  ضمن الخطة ( التاريخ ، الموقع، المدققين المحددين للموقع ... تسلسل خطوات التدقيق.الخ )

5-4-4-  ضمان أن الإجراءات الوقائية/ الإجراءات التصحيحية  يتم إنجازها على أساس موقت( كل إجراء يحدد له وقت التنفيذ )

5-5- برنامج التدقيق :

5-5-1-  تعريف تاريخ التدقيق وأسماء المدققين في خطة التدقيق وإرسالها إلى المدققين بواسطة مسئول السلامة .

5-5-2-  تنفيذ عملية التدقيق :-

§         اجتماع افتتاحي قصير ( مناقشة أهداف التدقيق ، المجالات ، وتقرير التدقيق السابق)

§         التوثيق والتطبيق ( افحص، راجع ، قابل، وزور المواقع واجمع أدلة عن حالات عدم المطابقة )

§         الخاتمة ( أعد تقرير التدقيق متضمنا حالات عدم المطابقة والإجراءات الوقائية / التصحيحية اللازمة لكل حاله )

5-5-3-  المدقق يجب أن يسجل  نتائج التدقيق الداخلي في تقرير يسمى تقرير التدقيق الداخلي ليتم مناقشته في اجتماع المراجعة الإدارية

5-5-4-  نسخة كاملة من نتائج التدقيق يجب أن ترسل الى مسئول السلامة في المؤسسة للاحتفاظ بها في سجل تجميعي شامل لعمليات التدقيق الداخلي.

                                

6- السجلات :

6-1- خطة التدقيق ( نموذج رقم 00/00)

6-2- قائمة الفحص والتحقق  ( نموذج رقم 00/00)