السجلات وإدارة السجلات

الإجراء  العاشر-   السجلات وإدارة السجلات

(البند  رقم 4-5-3-  وفقا للمواصفة الدولية للنظام )

Records and Records Management

clause 4.5.3

1- الهدف :

الهدف من هذا الإجراء
 1-1-  تأسيس والاحتفاظ في إجراءات موثقة لتعريف  وجمع  وفهرسة وإدخال الملفات ، تخزين الملفات ، صيانة وإتلاف سجلات السلامة والصحة المهنية
 1-2-    لتعريف عمليات تخزين سجلات السلامة والصحة المهنية والتي تحفظها من التلف وتسهيل عملية الرجوع إليها  من خلال عملية التعريف والجمع والفهرسة وعرضها.

1-3-          لضمان بأن هذه السجلات قانونية  و يتم الحفاظ عليها بصورة منظمة .

2- التطبيق :

هذا الإجراء ينطبق على كافة الإدارات والأقسام المشمولة في التأهل لتطبيق نظام إدارة السلامة والصحة المهنية OHSAS18001
     

3- التعريفات :

 3-1- الدليل : دليل السلامة والصحة المهنية

3-2- الخطة : خطة السلامة

3-3- الحوادث : حوادث العمل
3-4- المتطلبات : متطلبات ومعايير نظام OHSAS18001

3-5- سجلات السلامة :  السجلات التي تم إنشائها لتشكل دليل موضوعي  للأنشطة المنفذة والنتائج المحققة  وكذلك السجلات التي يتم الاحتفاظ بها تشكل دليل يعكس التطابق مع المتطلبات  وفاعلية  تطبيق النظام في كافة المؤسسة . 

4- المسئوليات :

 4-1- مسئول السلامة هو المسئول عن الحفاظ على كافة السجلات المرتبطة بنظام السلامة والصحة المهنية .
4-2-  جميع رؤساء الأقسام مسئولين عن ضمان بأن كافة السجلات في أقسامهم   تحت السيطرة وفقا لمتطلبات هذا الإجراء

5- الطرق ( الوسائل )  :

جميع إجراءات السجلات  هي نتاج لتطبيق إجراءات نظام إدارة السلامة والصحة المهنية OHSAS18001  الإشارة إلى هذه السجلات   معطاة في نهاية كل إجراء من إجراءات النظام  ( أنظر المتطلبات العامة في بداية هذه الإجراءات ) 

5-1-  تعريف السجلات ( الترقيم والفهرسة )

 السجلات تعرف وفق نموذج  الترقيم الموضح أدناهنوع السجل- رقم الند في مواصفة النظام/ تسلسل السجل/ تاريخ الإصدار وتاريخ المراجعة .

5-2- تسجيل الملفات وتخزينها

أ- جميع السجلات تحفظ في ملفات معلمه تبرز المعلومات التالية : §         اسم الإدارة التي تستخدمها
§         اسم الملف ( وفق اسم المستندات المحفوظة في الملف )
§         الرقم المعرف للسجل 

5-3- الحفاظ على السجلات .

 يتم حفظ سجلات السلامة في جميع الإدارات بواسطة مدير الإدارة/ القسم المسئولومسئول السلامة بصفته المسئول عن الإبقاء على السجلات بصورة منظمة بما يكفل سلامتها  وسهولة الوصول إليها في الوقت الملائم  وحمايتها من التلف .

5-4- مدة الاحتفاظ بالسجلات :

السجلات يتم الاحتفاظ بها لمدة محددة ويتم ذكر ذلك في كشف سجلات السلامة والصحة المهنية (كشف يتضمن كافة سجلات السلامة والصحة المهنية ومدة الاحتفاظ بكل سجل ) والسجلات التي يتطلب حفظها بصورة دائمة يتم تعريفها بصورة واضحة بعبارة " دائمة "وذلك في كشف سجلات السلامة  وكذلك في ملفات مناسبة .

5-5- سجلات وملفات السلامة :

السجلات	الاحتفاظ بها
تقارير التدقيق على النظام	مسئول السلامة
تقارير المراجعة الإدارية للنظام	مسئول السلامة ومدير اللجنة المختصة
تقارير الحوادث والأحداث	مسئول السلامة ورؤساء الأقسام المعنية
تقارير الرقابة وتقارير الصيانة	قسم الصيانة والورش
تقارير التدريب	مسئول السلامة و قسم الموارد البشرية
تقارير الرقابة الميدانية و غيرها من سجلات السلامة	مسئول السلامة ومدير الفرع/الموقع المعني
محاضر اجتماعات ولقاءات السلامة	مسئول السلامة ومدير الفرع/الموقع المعني

5-5-         السجلات والقيود  :

القائمة الرئيسية للسجلات  ( نموذج رقم 00/00/)