حالات عدم المطابقة والإجراءات الوقائية التصحيحية

الإجراء  التاسع-  

 الحوادث والأحداث وحالات عدم المطابقة والإجراءات  الوقائية التصحيحية

(البند  رقم 4-5-2-  وفقا للمواصفة الدولية للنظام )

ACCIDENTS, INCIDENTS, NON-CONFORMANCE AND CORRECTIVE AND PREVENTIVE ACTION

4-5-2   Clause

 

1- الهدف :

للحصول على نظام وتعليمات واضحة ولتحديد المسئوليات بشأن التعامل مع والتحقيق في الحوادث  والأحداث و مخالفات النظام ( حالات عدم المطابقة مع النظام )

2- التطبيق :

الإجراء ينطبق على نظام إدارة السلامة والصحة المهنية وتطبيقه في كامل المؤسسة

3-  تعريفات :

3-1- النظام :  نظام إدارة السلامة والصحة المهنية

3-2- مسئول السلامة :     الموظف التنفيذي المسئول عن السلامة في المؤسسة ( يختلف مسماه وفقا للمؤسسة ( مدير السلامة/مراقب السلامة/مهندس السلامة/رئيس قسم أو إدارة السلامة/ مشرف السلامة/ ضابط السلامة/منسق السلامة)

3-3- تقارير عدم المطابقة : التقارير التي يصدرها المسئولين عقب الزيارات الرقابية عمليات التدقيق بشأن حالات مخالفة النظام .

4- المسئوليات :

4-1- مسئول السلامة هو المسئول عن رصد حالات عدم المطابقة مع النظام واقتراح الإجراءات الوقائية والعلاجية المناسبة  من خلال برامج الزيارات والتدقيق على النظام .

4-2-  مدراء الفروع مسئولين عن إصدار تقارير الحوادث  و الإجراءات الوقائية والعلاجية المطلوبة .

4-3- مدققي النظام مسئولين عن اكتشاف حالات عدم المطابقة مع النظام  و الإجراءات الوقائية والعلاجية المطلوبة . من خلال برامج التدقيق التي تنفذ .

5- الطرق ( الوسائل) :

5-1- متابعة تقارير الحوادث

 يتم هنا شرح تفصيلي للإجراءات التي يتم اتخاذها في حال وقوع الأحداث وحوادث العمل في أي موقع من مواقع المؤسسة وفقا لما ترتئيه المؤسسة

على أن تكون الإجراءات والمسئوليات والصلاحيات موثقة  ومحددة لكل المعنيين بالتعامل مع الحوادث  - مثل :

§    الموظف الذي يقوم في الإبلاغ عن الحوادث وتعبئة نموذج الإبلاغ الفوري عن الحادث في المعلومات الآنية المتوفرة . والى من يقوم برفع البلاغ

§         تحديد الموظف أو المسئول المعني بمراجعة والتوقيع على البلاغ قبل  اتخاذ الإجراء الذي يلي ذلك

§         تحديد  الموظف أو المسئول الذي يرفع إلية بلاغ  الحادث  والمعني بالتدقيق عليه ووضع الإجراءات التصحيحية / الوقائية اللازمة

5-2- الرقابة الميدانية / زيارات المواقع

   مسئول السلامة  يتولى وضع خطته السنوية للزيارات/ الرقابة الميدانية لمختلف مواقع العمل ويضع جدول بالأنشطة التي سيقوم بها خلال الزيارة وفقا للخطة  الموضوعة .

 مجالات الزيارة يمكن أن تشمل ما يلي :

أ-  مراجعة المستندات والوثائق  ومنها : -

§                    اللقاء مع مدير / مسئول الموقع ( وهنا يتم شرح أهداف و اجراءات الزيارة بصورة مختصرة )

§                    مراجعة الوثائق والمستندات ( للتأكد من تطبيق إجراءات العمل ومتطلبات ومعايير النظام وفقا لما هو محدد )

§        الإطلاع على تقارير الزيارة وتقارير التدقيق الداخلي السابقة( بهدف التأكد من أن الإجراءات التصحيحية الموصى بها في هذه التقارير قد تم تنفيذها و اتخاذ إجراءات بشأنها

أ‌- إجراءات الرقابة الميدانية :

§      يجب أن يكون لدى مسئول السلامة( أو أي شخص يقوم بتنفيذ برنامج رقابي ) قائمة فحص وتحقق معده مسبقا تشمل كافة مجالات وتفاصيل الموضوعات والإجراءات الذي سيتم الرقابة عليها وفحصها

§    يقوم مسئول السلامة بإعداد تقرير عن نتائج الرقابة الذي نفذها يضمنه حالات عدم المطابقة الذي سجلها سواء كانت رئيسية أو ثانوية  والتوصيات المناسبة بشأنها ويرسله إلى مدير الفرع/الموقع الذي تم زيارته .

5-3- التدقيق الداخلي على النظام

حالات عدم المطابقة مع النظام يمكن الكشف عنها أيضا من خلال برامج التدقيق الداخلي التي تنفذها المؤسسة ( المزيد من التفاصيل في الإجراء رقم 11)

الإجراءات التصحيحية والوقائية يمكن أن تتخذ فورا أو أن تطبق لاحقا من خلال تحديد وقت التنفيذ والشخص المسئول عن التنفيذ ويتم إثبات ذلك في نموذج التصحيح المخصص لهذا الغرض.

6- السجلات ( القيود )  :