ج- خطوات التحقق (جمع و تدقيق المعلومات)
الفقرات التالية تبين الخطوات المتبعة
عند التحقق وجمع المعلومات أثناء التدقيق:
1- مصدر المعلومات
التقصي عن مصدر المعلومات التي يمكن من
خلالها جمع الأدلة المطلوبة مثل الوثائق ، السجلات ، الخطط، زيارة المواقع.
2- جمع الأدلة
يكون جمع الأدلة عن طريق المقابلات
والاستفسار من الأشخاص المعنيين المدقق عليهم عن طريق طرح واستخدام أسئلة ”ماذا,
أين, متى, لماذا, من, كيف, وكم“ وأيضاً الاستفسار عن الأدلة, الفحص وتسجيل النتائج.
على المدقق أن يستمع 80% ويتحدث 20% من الوقت.
3-المعلومات
يتم تسجيل كافة البيانات التي تم الحصول
عليها خلال التدقيق وفقاً لأدلة وإجراءات العمل أو وفقاً لبنود المواصفة ومن ثم
تقييمها إلى مطابقة وغير مطابقة.
4- التحقق (الفحص)
يتم التحقق عن طريق استخدام قائمة الفحص
المعتمدة ولطرح الأسئلة. متى كان متاحاً وعلى المدقق أن يلاحظ التنفيذ الفعلي ويقارن
مع ما هو معتمد من إجراءات ويستفسر.لا يتم البحث عن حالات عدم المطابقة فقط ولكن أيضاً عن الأدلة الايجابية
للمطابقة.
5-
أدوات المدققين
•
نسخة من المعايير
•
قوائم الفحص المعتمدة
•
أدلة وإجراءات العمل
•
نموذج"تقرير"
إجراء تصحيحي / وقائي
•
أدوات الكتابة
6-
إثباتات التدقيق
أدلة عمل، مستندات، سجلات، قياس، فحص فيزيائي ... الخ
7- التصنيف وتقييم نتائج التدقيق
يجب على المدقق أن يتفق مع المدقق عليه
على الحقائق المستخلصة. وإذا
اتضح أن هناك نوع من عدم المطابقة فيجب الاتفاق عليه في أسرع وقت ممكن, ويجب أن يدون في النموذج المحدد لذلك،
حيث يتم تصنيف وتقييم النتائج إلى أو ملاحظات تطويرية وإلى حالات عدم مطابقة
رئيسية أو ثانوية حسب أهميتها مقارنة بمتطلبات المواصفة والمعايير الأخر
8-
الانتهاء والإبلاغ عن النتائج
على المدقق الاجتماع في نهاية
التدقيق مع المسئول عن تنفيذ الإجراءات قبل مغادرة القسم وعرض وجهة نظره
وملاحظاته على نقاط عدم التطابق / التوافق.
إعداد
تقرير التدقيق الداخلي >>> يتبع
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق
نتشرف بانظمامكم الينا ومتابعة منشوراتنا
نعتمد على تفاعلكم في تطوير المحتوى وتقديم الأفضل