سجلات التدقيق

  السجلات  وحفظها  وتخزينها

السجلات  والقيود

• خطة التدقيق الداخلي
•  قوائم الفحص
• سجلات التدقيق الداخلي
• تقرير إجراء التصحيحى/ وقائي
• سجلات المدققين المعتمدين

حفظ السجلات

      يتم حفظ السجلات من قبل الوحدات التنظيمية أو الفروع المستخدمة لها بأسلوب يمكّن وحدة تنظيمية / فرع قائمة بأسماء السجلات المستخدمة.  

إن أعضاء فريق التدقيق مسئولون عن حماية سجلات التدقيق التي بعهدتهم، حيث أن سجلات التدقيق كثيراً ما تحتوي على معلومات ذات طابع سري حول عمليات الجهة الخاضعة للتدقيق.

ومن اجل حماية سرية معلومات الجهة الخاضعة للتدقيق، يجب عدم ترك البيانات وأوراق العمل في متناول الآخرين والذين ليس لديهم الحق في الإطلاع عليها.

بعد الانتهاء من عملية التدقيق، يجب جمع  كافة المعلومات ذات العلاقة بها في ملف وتسليمها إلى رئيس فريق التدقيق.

 خزن السجلات

      يتم خزن سجلات التدقيق عند ممثل الإدارة للنظام/ وحدة الجودة في أماكن معرّفة مثل الخزانات أو ارفف المكاتب بعيدة عن عوامل البيئة التي قد تسبب تلفها ولا يسمح بتداولها لغير الأشخاص المخولين باستخدامها وعند خزن السجلات في نظام الحاسب الإلكتروني يجب أن يعمل لها نسخ احتياطية.و مدة خزن السجلات

تحدد في قائمة سجلات كل وحدة تنظيمية   فترة خزن هذه السجلات كل حسب  استخدامها   

نماذج السجلات :

                     قوائم الفحص والتحقق :

       قوائم الفحص والتحقق تعتبر من أهم الأدوات التنظيمية التي يستخدمها المدققين بهدف اختبار كفاءة تطبيق النظام  والمثال التالي يوضح أسلوب ومحتويات قوائم الفحص والتحققما يهم المدقق في هذا الجدول أسئلة الفحص والتحقق أما رقم  وبند ومتطلبات المواصفة  يتم عراضها في الجدول لتسهيل عملية ربط الأسئلة ببند المواصفة بما يكفل تغطية كافة المتطلبات والبنود وعدم إغفال أي منها أثناء التدقيق . أما عملية التقييم وتوثيق النتائج ( الإجابات على كل سئوال)سنقوم بعرضها في جدول منفصل .... تابعونا 

خصائص عمليات التدقيق

 يقوم ممثل الإدارة للنظام / وحدة الجودة  بمراجعة جميع التقارير و إعداد تقرير نهائي لعمليات التدقيق الداخلي ويكون عرض تقرير التدقيق ومناقشة الملاحظات المدونة فيه إحدى الفقرات المهمة التي تحويها أجنده ( مفكرة ) اجتماع مراجعة الإدارة وفي خلال الاجتماع يتم مناقشة حالات عدم المطابقة والإجراءات التصحيحية أو الوقائية المستقبلية اللازم اتخاذها والوقت المطلوب وتحديد المسؤولية تجاه ذلك.

  متابعة نتائج التدقيق

تقوم فرق التدقيق بالتحقق ومتابعة تقارير حالات عدم المطابقة مع الجهات المعنية المدقق عليها والإجراءات التصحيحية المتخذة خلال الوقت المقترح للتنفيذ وعند التأكد من علاج هذه الحالات بصورة فعّالة واثبات ذلك يتم إغلاق التقرير.

خصائص نتائج التدقيق:

في الوقت الذي تعتمد فيه العناصر المطلوبة لنتائج التدقيق على أهداف التدقيق، فأن نتائج التدقيق الجيدة تشتمل عموماً على خمس خصائص هي :

1- المعايير

المقصود بالمعايير هي المواصفات القياسية، إجراءات العمل، إرشادات وتعليمات العمل، الضوابط والتشريعات المعمول بها أوأي معلومات اخرى مثل الفعاليات والممارسات السابقة التي يستند عليها فريق التدقيق عند اختبار وقياس نشاط أو عملية معينة لتحديد مستوى الأداء.

2- الحالة        

المقصودة بالحالة هنا هو الظرف الحقيقي الذي يصف نتائج التدقيق وما تم ايجاده خلال عملية التدقيق . وتجدر الاشارة الى ان الحالة تصف ما قامت به الجهة الخاضعة للتدقيق او ما تقوم بهِ هذهِ الجهة مقارنة بالمعيار المحدد. وعند وجود حالة عدم تطابق يتم تسجيلها في تقرير عدم التطابق.

3-السبب

يتوجب معرفة الأسباب التي أدت إلى حدوث حالة عدم التطابق وتدوينها أيضاً في تقرير عدم التطابق من قبل المدقق عليه حيث يحتاج فريق التدقيق إلى أن يكون لديه فهم واضح لأسباب عدم التطابق عند تحديد التوصيات التي سوف تعالج المشكلة.

4-النتيجة

بعد أن يكون قد تم التعرف على الاختلاف مابين ماهية الحالة وما ينبغي أن يكون إزاءها من معايير ، لابد أن يقرر فريق التدقيق اثر أو نتيجة هذا الاختلاف على البرنامج او النشاط الوظيفة الخاضعة للتدقيق . وان مناقشة هذه النتيجة يجب أن تشتمل على ما يتطلب اتخاذه من إجراء تصحيحي أو وقائي يوفي بحل المشكلة.

5- التوصيات

التوصية هي بيان واضح بالإجراء الذي لابد أن يتخذ لتصحيح أو معالجة المشكلة التي يحددها التدقيق والوقاية منها لاحقاً . وان التوصيات يجب أن تعالج السبب الأساسي أو الجذري. كما يجب رفعها إلى الأطراف التي يمكن أن تقوم بتنفيذها.

إعداد تقرير التدقيق الداخلي

تقرير التدقيق هو وثيقة رسمية تتضمن حقائق عن التدقيق تشتمل على حالات عدم المطابقات, ملاحظات, الإجراء التصحيحي, الزمن اللازم للتنفيذ والخلاصة. يعد من قبل فرق التدقيق وعند إعداد تقرير التدقيق يجب اخذ بعين الاعتبار الأمور التالية:

1-  مراجعة النتائج بصفة عامة :

o       جمع كافة النتائج وعمل ملخص لها

o       مراجعة حالات عدم المطابقة الأساسية / الثانوية

o       اتخاذ الواقعية والموضوعية كأساس عند إعداد التقرير

o       الوضوح والإشارة إلى الهدف

o       يتوجب ذكر المرجع الملائم للمعايير / مستندات المؤسسة

o       تحديد الأهداف بدقة

2-  تصنيف حالات عدم المطابقة بدقة:

o       يتم تصنيف حالات عدم المطابقة إلى ثلاث حالات عدم مطابقة رئيسي / عدم مطابقة ثانوي / ملاحظة

o       تجنب تصنيف كل عدم مطابقة على أساس أنها غير مطابقة رئيسية

o       التأكد من أن المدقق عليه على دراية بحالة عدم المطابقة المسجلة

o       تحديد أصل المشكلة والإجراء التصحيحي الواجب اتخاذه

3- التقرير يجب أن يحتوي على:

§         تاريخ التدقيق

§         هدف ومجال التدقيق

§         توقيع المدقق

§         خطة التدقيق

§         أسماء فريق التدقيق

§         التعريف بالوحدة التنظيمية موضوع التدقيق

§         الإشارة إلى المراجع والوثائق الساندة إلى بند المواصفة

§         الملاحظات وحالات عدم المطابقة

§         مستوى التطبيق أي درجة التقييم

§         قائمة التوزيع

4- يجب ألا يحتوي تقرير التدقيق على

o       أسماء أشخاص في تقارير عدم المطابقة

o       معلومات سرية

o       بيان غير موضوعي

o       بيان انفعالي

o       معلومات غير ذي صلة

ه-  الاجتماع الختامي

يتم اجتماع فريق التدقيق في نهاية التدقيق مع الجهة المدقق عليها واستعراض الفقرات التالية:

•     استعراض عملية التدقيق والنتائج التي تم تسجيلها

•     تلخيص حالات عدم المطابقة حسب الأهمية

•     إعطاء تصور للجهة المدقق عليها عن الأسلوب المناسب لاتخاذ الإجراءات التصحيحية والوقائية

•     إعطاء تصور للجهة المدقق عليها عن مواضع التحسين والتطوير لنظام السلامة والبيئة

•     إعلام  الجهة المدقق عليها بمسؤولية اتخاذ الإجراءات التصحيحية والوقائية المناسبة

•     التأكيد على إجراء متابعة من قبل فريق التدقيق لنتائج إغلاق حالات عدم المطابقة

•     تسليم نسخة من تقرير التدقيق إلى رئيس الجهة المدقق عليها

 تسليم تقرير التدقيق إلى وحدة الجودة /أو ممثل المؤسسة لنظام إدارة السلامة والبيئة

جمع و تدقيق المعلومات

ج- خطوات التحقق (جمع و تدقيق المعلومات)

الفقرات التالية تبين الخطوات المتبعة عند التحقق وجمع المعلومات أثناء التدقيق:

1-  مصدر المعلومات

التقصي عن مصدر المعلومات التي يمكن من خلالها جمع الأدلة المطلوبة مثل الوثائق ، السجلات ، الخطط، زيارة المواقع.

2-  جمع الأدلة

يكون جمع الأدلة عن طريق المقابلات والاستفسار من الأشخاص المعنيين المدقق عليهم عن طريق طرح واستخدام أسئلة ”ماذا, أين, متى, لماذا, من, كيف, وكم“ وأيضاً الاستفسار عن الأدلة, الفحص وتسجيل النتائج.

 على المدقق أن يستمع 80% ويتحدث 20% من الوقت.

3-المعلومات

يتم تسجيل كافة البيانات التي تم الحصول عليها خلال التدقيق وفقاً لأدلة وإجراءات العمل أو وفقاً لبنود المواصفة ومن ثم تقييمها إلى مطابقة وغير مطابقة.

4-  التحقق (الفحص)

يتم التحقق عن طريق استخدام قائمة الفحص المعتمدة ولطرح الأسئلة. متى كان متاحاً وعلى المدقق أن يلاحظ التنفيذ الفعلي ويقارن مع ما هو معتمد من إجراءات ويستفسر.لا يتم البحث عن حالات عدم  المطابقة فقط ولكن أيضاً عن الأدلة الايجابية للمطابقة.

5- أدوات المدققين

•               نسخة من المعايير

•               قوائم الفحص المعتمدة

•               أدلة وإجراءات العمل

•               نموذج"تقرير" إجراء تصحيحي / وقائي

•               أدوات الكتابة

6-  إثباتات التدقيق

أدلة عمل، مستندات، سجلات، قياس، فحص فيزيائي ... الخ

7-  التصنيف وتقييم نتائج التدقيق

يجب على المدقق أن يتفق مع المدقق عليه على الحقائق المستخلصة. وإذا اتضح أن هناك نوع من عدم المطابقة فيجب الاتفاق عليه في أسرع  وقت ممكن, ويجب أن يدون في النموذج المحدد لذلك، حيث يتم تصنيف وتقييم النتائج إلى أو ملاحظات تطويرية وإلى حالات عدم مطابقة رئيسية أو ثانوية حسب أهميتها مقارنة بمتطلبات المواصفة والمعايير الأخر

8-  الانتهاء والإبلاغ عن النتائج

على المدقق الاجتماع في نهاية التدقيق مع المسئول عن تنفيذ الإجراءات قبل مغادرة القسم وعرض وجهة نظره وملاحظاته على نقاط عدم التطابق / التوافق.

إعداد تقرير التدقيق الداخلي >>> يتبع

تنفيذ التدقيق

ثانيا :  تنفيذ التدقيق لنظام إدارة السلامة والبيئة

 إجراءات تنفيذ عملية التدقيق على النظام عامة والتدقيق الداخلي بصورة خاصة تتم وفقا لما يلي :

أ-  الاجتماع الافتتاحي

يقوم رئيس فريق المدققين برئاسة الاجتماع الافتتاحي مع الجهة المدقق عليها والتركيز على الفقرات التالية:

* التأكيد على مجال (نطاق) العمل.

* شرح أهداف التدقيق

* شرح كيفية تنفيذ التدقيق.

* شرح كيفية إعداد وعرض تقرير نتائج التدقيق.

* التأكيد على خطة التدقيق.

* الإجابة على أي أسئلة أو استفسارات.

* الالتزام بالتوقيتات المحددة.

ب-. تنفيذ عملية التدقيق

تقوم فرق التدقيق بالتدقيق على الوحدات التنظيمية / الفروع  للتحقق من فعّالية النظام وبيان مدى تطبيقه لذا يتوجب:

• إجراء التدقيق الداخلي في النصف الأول من السنة يشمل جميع الوحدات التنظيمية في المؤسسة

•  إجراء تدقيق المتابعة الداخلي في النصف الثاني لمتابعة تنفيذ و إغلاق حالات عدم المطابقة

•  التأكد من استكمال قوائم الفحص بما يلاءم النشاط المدقق عليه وتطويرها إذا تطلب

•  الاستعانة بنتائج التدقيق السابقة وقوائم الفحص المعتمدة

•   الالتزام بالجدول الزمني المعد

•  البحث والتقصي عن أدلة أو براهين تبين مدى مطابقة العمل لمتطلبات النظام

•   إصدار تقرير حالة عدم المطابقة  في حال مخالفة او عدم تطبيق احد الإجراءات المنصوص عليها فى أدلة العمل إلى رئيس الوحدة التنظيمية / الفرع المدقق عليه

•   مناقشة حالات عدم المطابقة الصادرة (تقرير إجراء التصحيحى/ وقائي) مع رئيس الوحدة التنظيمية المعني

•   تقييم حالات عدم المطابقة من قبل فريق التدقيق وتصنيفها إلى رئيسية أو ثانوية أو ملاحظة

•   التأكد من كتابة أسباب حالة عدم المطابقة والإجراء التصحيحي المطلوب اتخاذه من قبل رئيس الوحدة التنظيمية / الفرع المدقق عليه

•   اعتماد المدقق على الإجراء التصحيحي المقترح والفترة اللازمة للتطبيق

•    تسليم نسخة من تقرير إجراء التصحيحى/ وقائي إلى المدقق عليه

•    تحديد الفترة اللازمة لاتخاذ الإجراء التصحيحي وعلاج حالة عدم المطابقة من قبل رئيس الجهة المدقق عليها

•   تجميع كافة حالات عدم المطابقة التي وجدت في تقرير التدقيق الداخلي

•   تسليم تقرير التدقيق الداخلي  إلى وحدة الجودة

ج- خطوات التحقق (جمع و تدقيق المعلومات)

مراحل تنفيذ التدقيق

 أولا : التخطيط للتدقيق

ممثل الإدارة لنظام  السلامة والبيئة مسئول عن إعداد الخطة السنوية لعمليات التدقيق الداخلي لنظام إدارة السلامة والبيئة حيث  يتم تطبيق عمليات التدقيق على الأقل مرة واحدة في السنة  على كافة الفعّاليات والأنشطة في الوحدات التنظيمية التي تكون ضمن نطاق النظام حيث تبنى خطة التدقيق على أساس أهمية الأنشطة المدقق عليه.

 واعتماداً على نوع التغيرات الحاصلة في العمل وعلى نتائج التدقيق السابق بالإمكان إجراء التدقيق الداخلي لنظام الإدارة المتكامل  لأكثر من مرة على بعض الوحدات التنظيمية أو الفروع  إذا دعت الحاجة, حيث يكون ممثل الإدارة لنظام  الإدارة المتكامل مخول بإجراء التدقيق في أي وقت بعد إبلاغ رئيس الوحدة التنظيمية / الفرع المعني بإجراء التدقيق عليها وعلى رؤساء الوحدات التنظيمية / الفروع التواجد خلال إجراء التدقيق.

أ- محتويات خطة التدقيق

تشمل خطة التدقيق على الفقرات التالية:

•         التاريخ  والوقت و فترة إجراء التدقيق

•         مجال التدقيق (الأنشطة التي سيتم التدقيق عليها في الوحدات التنظيمية)

•         قائمة بالمدققين وفرق التدقيق

•         بنود المواصفة المشمولة بالتدقيق

•         بيان نوع التدقيق للجودة أو للسلامة أو للبيئة أو للنظام ككل

ب-  الإعداد والتهيئة للتدقيق

عند التهيئة لعملية التدقيق الداخلي يجب أخذ بعين الاعتبار الخطوات التالية:

§  تحديد أهداف ونطاق التدقيق وأدلة العمل ذات العلاقة

§  معرفة حجم الجهة الخاضعة للتدقيق ومواقع العمل المطلوب زيارتها إضافة إلى عدد العاملين ونوع الخدمة المقدمة

§  تحديد الموارد من مدققين أي عدد المدققين قياساً إلى حجم الجهة المدقق عليها ، الوقت اللازم لإجراء التدقيق ، الوثائق المطلوب الإطلاع عليها، تأمين المواصلات وأي خدمات أخرى

§  تأمين الاتصال بالجهة المدقق عليها

يتم إعلام الجهة المدقق عليها قبل موعد إجراء عمليات التدقيق الداخلي لنظام إدارة السلامة والبيئة بالتاريخ المقترح فيه إجراء التدقيق حيث يتم  الموافقة من قبل الجهة المدقق عليها على التاريخ المقرر أو اقتراح تاريخ بديل.ويجب أن يكون فريق التدقيق على وعي تام بمتطلبات المواصفة وتحديث معلوماتهم عن طريق إطلاعهم المستمر لدليل نظام إدارة السلامة والبيئة وأدلة إجراءات العمل, وعلى تقارير عدم التطابق والإجراءات التصحيحية المتخذة ونتائج التدقيق السابق(لاحظ فقرة مراجعة الوثائق)

لذلك مرحلة الإعداد للتدقيق تشمل:

§         مراجعة المعايير (المواصفات القياسية) المطلوب تنفيذها

§         تحديد الملاحق والنقاط الرئيسية التي يجب أن يشملها التدقيق

§         تحديد الإجراءات التي تم حصرها من مراجعة التوثيق

§         تحقيق التوازن في تنفيذ المهام في حالة وجود أكثر من مدقق

§         تقدير الزمن المطلوب لأجراء التدقيق

§         إعداد مسودات قوائم الفحص وتطويرها إن وجدت

§         إعداد جدول التدقيق الذي يجب أن يتضمن أسم الوحدة التنظيمية / الفرع المدقق عليه مع تاريخ إجراء التدقيق واسم فريق المدققين الداخليين

ج- مراجعة الوثائق

عملية مراجعة الوثائق تشمل ما يلي :

§        تجميع المستندات والوثائق الخاصة بالنظام

§        فحص نظام التوثيق ومدى تطابقه مع متطلبات المواصفة

§        مراجعة إجراءات العمل

§        مراجعة تعليمات وإرشادات العمل

§        مراجعة خطط الجودة، السلامة والبيئة

§         مراجعة تقارير التدقيق السابقة

ثانيا :  تنفيذ التدقيق لنظام إدارة السلامة والبيئة

مؤهلات ومهارات المدقق

. مؤهلات وصفـات المـدقق الداخلي لنظام إدارة السلامة والبيئة:

أ-  مؤهلات المـدقق الداخلي لنظام إدارة السلامة والبيئة:

يجب أن يتمتع المدقق بالمؤهلات التالية:

§  أن يكون حاصلا على  شهادة معتمدة بالتدقيق الداخلي

§   لديه التدريب الكافي على إجراء عمليات التدقيق الداخلي لنظام الإدارة المتكامل.

*  القدرة على تحديد:

    أ‌-  ما إذا كان نظام الإدارة المتكامل مطبق , قابل للفهم, ومستخدم بطريقة سليمة؟

    ب‌-  أن الوثائق والتوثيق مستوفاة ؟

    ت‌- أن النظام ( نظام الإدارة المتكامل ) ذو فاعليّة؟

    ث‌- القدرة على تصنيف حالات عدم المطابقة إلى رئيسية أو ثانوية أو ملاحظة

§         كما يفترض بالمدقق الداخلي :

أ- أن يكون أحد موظفي المؤسسة

ب- الالتزام بصفة الحياد والاعتماد على الذات

ج- الاستعداد الدائم لجمع مزيد من الأدلة

د- الحفاظ على استقلالية المدقق حيث لا يسمح للمدقق الداخلي بتدقيق القسم الذين يعمل فيه

ب- من أهم المهارات والمعارف التي يجب أن تتوافر بالمدقق الداخلي ما يلي :

• أن يكون على معرفة بالمنتج أو الخدمة وإجراءات تحقيقه.
  
  
• القدرة على الحكم (تقييم) على أهمية المعلومات المجمعة.
  
  
• المقدرة على تحديد الأوليات.
  
  
• القدرة على كسب احترام الغير.
• 
  
• القدرة على تجنب ”صغائر الأمور“ والاهتمام بالأمور الأساسية.

ج- . الصفات الشخصية للمدقق :

. من الصفات الشخصية التي يجب على المدقق الداخلي التحلي بها ما يلي :

• الأمانة
• العدل.
• اللباقة

§         الصبر والقدرة ذاتية على الانضباط.

§         الحزم والثقة بالنفس.

o       المقدرة على البحث والتحقق.

§         حب المعرفة.

§         المرونة وعدم التشدد في عرض الرأي.

§         القدرة على الاتصال (وخاصة مهارة الاستماع للغير).

مراحل تنفيذ التدقيق