تنسيق الوثائق والموضوعات

متطلبات عامة :

أ- تنسيق الوثائق( النماذج  والصفحات المستخدمة في شرح إجراءات النظام

1-  في وسط ترويسة كل صفحة يجب ذكر  اسم النظام( نظام إدارة السلامة والصحة المهنية )

في ترويسة كل صفحة من جهة اليمين يتم ذكر المعلومات التالية :

§         المرجع : نظام السلامة والصحة المهنية – المستند / 1

§         تاريخ الإصدار: 00 /00/ 0000

§         تاريخ المراجعة:00/00/0000

§         رقم الصفحة0/0

2- في نهاية كل صفحة أو مستند( وثيقة)  من مستندات النظام يتم ذكر المعلومات التالية :-

§         المراجعة

§         وفي جدول من ثلاثة أسطر وثلاثة أعمدة يتم وضع البيانات التالية:

رقم المراجعة	تاريخ المراجعة	الوصف
0	00/0000	تاريخ اصدار الوثيقة
1	00/0000	تاريخ مراجعة الوثيقة

§  يلي ذلك :

اسم المعد :-                                التاريخ :-

اسم المدقق :                                التاريخ :-

الاعتماد  : .المديــر العام                 التاريخ : -

ب- تنسيق موضوعات كل إجراء هي مطابقة لما هو موضح في الإجراء الأول  الموضح

أدناه ، و هي على النحو التالي :-

• الأهداف ( الغرض من الإجراء )
  
  
• نطاق التطبيق
  
  
• التعريفات ( معاني الرموز والاختصارات )
  
  
• المسئوليات
  
  
• وسائل أو طرق التطبيق
• 
  
• السجلات والقيود 

المراجعة الإدارية

  الإجراء الثاني عشر -   المراجعة الإدارية 

(البند  رقم 4-6-  وفقا للمواصفة الدولية للنظام )

– Management Review

Clause 4.6

 

1- الهدف :

الغرض من هذا الإجراء هو  لتنسيق والرقابة على أن أنشطة نظام السلامة يتم تطبيقها من مجموعات العمل المختلفة في المؤسسة ولمراجعة كفاءة النظام على مراحل منتظمة

2- التطبيق :

يطبق هذا الإجراء على كافة إدارات وأقسام المؤسسة التي يشارك مسئوليها في اجتماع المراجعة الإدارية

3- التعريفات :

3-1- النظام :  نظام إدارة السلامة والصحة المهنية

3-2- مسئول السلامة :     الموظف التنفيذي المسئول عن السلامة في المؤسسة ( يختلف مسماه وفقا للمؤسسة ( مدير السلامة/مراقب السلامة/مهندس السلامة/رئيس قسم أو إدارة السلامة/ مشرف السلامة/ ضابط السلامة/منسق السلامة)

3-3- الاجتماع  : اجتماع المراجعة الإدارية

4- المسئوليات :

المدير العام للمؤسسة يترأس اجتماع المراجعة الإدارية ويعين بديل له لترأس الاجتماع في حال غيابه

مسئول السلامة يعد جدول ومحضر اجتماع المراجعة الإدارية

مسئول السلامة يتولى مهمة متابعة قرارات وتوصيات الاجتماع للتأكد من تطبيقها في الأوقات المحددة

5- الطرق ( الوسائل ) :

5-1- على مدير عام المؤسسة تشكيل وتسمية أعضاء لجنة المراجعة الخاصة بالرقابة وتنسيق أنشطة نظام السلامة  المطبقة في إدارات وأقسام المؤسسة المختلفة ومراجعة هذه الأنشطة بانتظام لضمان استمرارية ملاءمتها وفاعليتها

5-2- إجراءات المراجعة الإدارية يجب أن تضمن بأن المعلومات الضرورية قد تم جمعها لتمكن المدراء من تنفيذ هذا التقييم

التدقيق الداخلي

  الإجراء الحادي عشر -   التدقيق الداخلي على النظام 

(البند  رقم 4-5-4-  وفقا للمواصفة الدولية للنظام )

Internal OH&S Audit

Clause :4.5.4          

 

1- الهدف :

هذا المستند يفصل الإجراءات التي يجب إتباعها من المؤسسة لإجراء التدقيق الداخلي على نظام إدارة السلامة والصحة المهنية لضمان كفاءة عمليات تطبيق النظام وأن عمليات التقييم ذاتها فعالة  وثابتة

2- التطبيق :

الإجراء يطبق على كافة  الأنشطة/ الفعاليات  المتعلقة بنظام السلامة والصحة المهنية في المؤسسة .

3- التعريفات  :

3-1- التدقيق الداخلي : هو تدقيق منتظم ومحايد وفحص ينفذ داخليا من موظفين محددين في المؤسسة لتقييم كفاءة نظام إدارة السلامة والصحة المهنية

3-2- مسئول السلامة :     الموظف التنفيذي المسئول عن السلامة في المؤسسة ( يختلف مسماه وفقا للمؤسسة ( مدير السلامة/مراقب السلامة/مهندس السلامة/رئيس قسم أو إدارة السلامة/ مشرف السلامة/ ضابط السلامة/منسق السلامة)

3-3-          اجتماع المراجعة الإدارية : اجتماع إدارة المؤسسة العليا الدوري( نصف سنوي أو سنوي ) لمناقشة  نتائج التقارير المتعلقة بكفاءة النظام والملاحظات المسجلة والحلول المقترحة )

3-4-           حالات عدم المطابقة : الملاحظات المسجلة على النظام من خلال عمليات التدقيق الداخلي والخارجي والتي تخالف أو لا تتفق مع متطلبات النظام .

السجلات وإدارة السجلات

الإجراء  العاشر-   السجلات وإدارة السجلات

(البند  رقم 4-5-3-  وفقا للمواصفة الدولية للنظام )

Records and Records Management

clause 4.5.3

1- الهدف :

الهدف من هذا الإجراء
 1-1-  تأسيس والاحتفاظ في إجراءات موثقة لتعريف  وجمع  وفهرسة وإدخال الملفات ، تخزين الملفات ، صيانة وإتلاف سجلات السلامة والصحة المهنية
 1-2-    لتعريف عمليات تخزين سجلات السلامة والصحة المهنية والتي تحفظها من التلف وتسهيل عملية الرجوع إليها  من خلال عملية التعريف والجمع والفهرسة وعرضها.

1-3-          لضمان بأن هذه السجلات قانونية  و يتم الحفاظ عليها بصورة منظمة .

2- التطبيق :

هذا الإجراء ينطبق على كافة الإدارات والأقسام المشمولة في التأهل لتطبيق نظام إدارة السلامة والصحة المهنية OHSAS18001
     

3- التعريفات :

 3-1- الدليل : دليل السلامة والصحة المهنية

3-2- الخطة : خطة السلامة

3-3- الحوادث : حوادث العمل
3-4- المتطلبات : متطلبات ومعايير نظام OHSAS18001

3-5- سجلات السلامة :  السجلات التي تم إنشائها لتشكل دليل موضوعي  للأنشطة المنفذة والنتائج المحققة  وكذلك السجلات التي يتم الاحتفاظ بها تشكل دليل يعكس التطابق مع المتطلبات  وفاعلية  تطبيق النظام في كافة المؤسسة . 

4- المسئوليات :

 4-1- مسئول السلامة هو المسئول عن الحفاظ على كافة السجلات المرتبطة بنظام السلامة والصحة المهنية .
4-2-  جميع رؤساء الأقسام مسئولين عن ضمان بأن كافة السجلات في أقسامهم   تحت السيطرة وفقا لمتطلبات هذا الإجراء

حالات عدم المطابقة والإجراءات الوقائية التصحيحية

الإجراء  التاسع-  

 الحوادث والأحداث وحالات عدم المطابقة والإجراءات  الوقائية التصحيحية

(البند  رقم 4-5-2-  وفقا للمواصفة الدولية للنظام )

ACCIDENTS, INCIDENTS, NON-CONFORMANCE AND CORRECTIVE AND PREVENTIVE ACTION

4-5-2   Clause

 

1- الهدف :

للحصول على نظام وتعليمات واضحة ولتحديد المسئوليات بشأن التعامل مع والتحقيق في الحوادث  والأحداث و مخالفات النظام ( حالات عدم المطابقة مع النظام )

2- التطبيق :

الإجراء ينطبق على نظام إدارة السلامة والصحة المهنية وتطبيقه في كامل المؤسسة

3-  تعريفات :

3-1- النظام :  نظام إدارة السلامة والصحة المهنية

3-2- مسئول السلامة :     الموظف التنفيذي المسئول عن السلامة في المؤسسة ( يختلف مسماه وفقا للمؤسسة ( مدير السلامة/مراقب السلامة/مهندس السلامة/رئيس قسم أو إدارة السلامة/ مشرف السلامة/ ضابط السلامة/منسق السلامة)

3-3- تقارير عدم المطابقة : التقارير التي يصدرها المسئولين عقب الزيارات الرقابية عمليات التدقيق بشأن حالات مخالفة النظام .