الإجراء الخامس -
(التحكم ) الرقابة على المستندات والبيانات
( البند رقم 4-4-3- وفقا للمواصفة الدولية للنظام )
Document and data control
Clause 4.4.5
 |
1- الهدف :
للتأكد من أن كافة وثائق ومستندات نظام إدارة
السلامة والصحة المهنية يتم مراجعتها
واعتمادها كعنصر أساسي لإصدارها وإنها
موجودة في المكان المناسب وان أي تعديلات تتم عليها يتم اعتمادها والإشارة إلى ذلك
من الموظف المسئول
2- التطبيق :
يطبق هذا
الإجراء على كافة المستندات المتعلقة بنظام إدارة السلامة والصحة المهنية
3-1-
الدليل : دليل السلامة
3-2- مسئول
السلامة : الموظف التنفيذي المسئول عن
السلامة في المؤسسة ( يختلف مسماه وفقا للمؤسسة ( مدير السلامة/مراقب
السلامة/مهندس السلامة/رئيس قسم أو إدارة السلامة/ مشرف السلامة/ ضابط
السلامة/منسق السلامة)
3-3- النظام : نظام إدارة السلامة والصحة المهنية
المستندات :
مستندات ونماذج النظام- 3-4
(ملاحظة هذه الاختصارات فقط للتوضيح والهدف من هذا البند وضع
اختصارات للكلمات المتكررة في الشرح بهدف الاختصار )
4- المسئوليات :
4-1- مسئول السلامة في المؤسسة يكون مسئول عن الرقابة على جميع
مستندات ن. أ. س في المؤسسة.
4-2- ممثل الإدارة لنظام الجودة
يكون مسئول عن الرقابة على كافة وثائق(مستندات) نظام الجودة في المؤسسة . ( في حال كون المؤسسة
حاصلة على شهادة الأيزو )
4-3- قسم نظم المعلومات في المؤسسة
يكون مسئول عن كل الأنشطة المرتبطة في الرقابة على الوثائق
5- الطرق ( الوسائل ) :
5-1-( التحكم ) الرقابة على الوثائق
الوثائق التالية
تم وضعها تحت نظام الرقابة على الوثائق :-
§
دليل السلامة والصحة المهنية
§
إجراءات نظام إدارة السلامة والصحة المهنية
§
إجراءات المواصفة التشغيلية/ تعليمات العمل في(النظام)
نظام إدارة السلامة والصحة المهنية
§
خطط السلامة
§
وثائق الأنظمة والقوانين واللوائح الداخلية للعمل
5-1-1- السيطرة على الوثائق :
تقوم المؤسسة بتعريف وتحديد الوثائق والمستندات
المتعلقة بنظام إدارة السلامة والصحة المهنية
سابقة الذكر ويتم ختمها والتوقيع عليها بعبارة ( CONTROLED )
في حال وجود نظام آلي للمستندات والنماذج والوثائق
الأخرى المستخدمة في المؤسسة أو كانت نسخ ورقية مطبوعة من الدليل أو الإجراءات
فجميعها يجب أن تكون خاضعة للرقابة بموجب هذه المواصفة
ضرورة وضع توثيق مناسب لكل مستند يشمل النقاط التالية :-
§
نوع المستند متبوع بالرقم المتسلسل للمستند
§
تاريخ الإصدار
§
تاريخ المراجعة/ التحديث
§
رقم الصفحة/إجمالي عدد صفحات المستند
5-1-2- اعتماد وإصدار المستندات :
بعد عملية تحضير وترقيم المستندات يتم مراجعتها (
التدقيق عليها) واعتمادها من الشخص المسئول وفقا لمستوى الصلاحيات المعمول به في
المؤسسة ( يتم عمل هيكل تخطيطي يوضح مستوى صلاحيات الاعتماد في المؤسسة ونوع
المستندات المرتبطة في النظام والمرتبطة في
هذه الصلاحيات )
في حال كون هذه المستندات مصممة ومحفوظة في نظام
الحاسب الآلي ، فيجب ان تكون معتمدة اليا و متوفرة للقراءة فقط للجميع عن طريق
الكمبيوترات الشخصية / للأشخاص المعنيين مع إمكانية سحب نسخ عنها عند الحاجة
أما إمكانية التعديل عليها فيجب أن تكون محددة ومنوطة بمسئول السلامة مع
ضرورة اعتماد أي تعديل من المدير المسئول
5-1-3- الوثائق / المستندات المراقبة
الوثائق/المستندات المراقبة يجب أن تلبي الشروط
التالية :
- يجب
أن تكون مرقمة أو مرمزة وفقا لنظام ترقيم / ترميز محدد
- يجب
أن يتم تدقيقها واعتمادها قبل إصدارها
- صلاحيات
التغيير على الوثائق/المستندات يجب أن تكون واضحة ومسيطر عليها
جميع الوثائق/المستندات الخاضعة للرقابة يجب ان
تختم بختم ملون أو اسود وأبيض بعبارة مراقبة“CONTROLLED في صفحة العنوان لتجنب عمليات سحب النسخ عنها وإعادة إصدارها ، بقية المستندات غير المراقبة
يجب ان لا يتم ختمها
5-1-4- الرقابة على الوثائق الخارجية
الوثائق الخارجية لا حاجة لترقيمها أو اعتمادها من الشخص المسئول
الوثائق الخارجية تحمل رقم وارد ويتم الاحتفاظ
بها في ملفات خاصة ومنظمة مع تحديد الشخص/ الأشخاص المعنيين بحفظها من هذه الوثائق على سبيل المثال :
القوانين والأنظمة .............- المراقب القانوني
للمؤسسة
المواصفات المحلية
والدولية...............- الإدارة المعنية
أدلة المعدات والأجهزة ( الكتالوجات
)............ – قسم/ أقسام الصيانة
5-1-5- التعديل على الوثائق/ المستندات
- رؤساء
الأقسام في الإدارات المعنية يمكنهم البدء في إجراء التعديلات على مستندات
السلامة بتعبئة نموذج طلب تعديل
- طلب
التعديل يتم إرساله إلى مسئول السلامة في المؤسسة للمراجعة ودراسة التوصيات
المقترحة للتعديل واعتماد التعديل
- مسئول
السلامة يجري التعديلات اللازمة ويقوم برفع المستند المعدل الى مسئوله
المباشر للمراجعة والاعتماد موضحا
التعديلات التي تمت على المستند ومقتضيات التغيير في ورقة العرض المقدمة إلى مسئوله المباشر
والمرفقة بالمستند
- المسئول
المباشر يقوم برفع المستند إلى للجهة العليا في المؤسسة (المدير العام )
لاعتماد المستند المعدل بصورة نهائية وإصداره
- يتم وضع
رقم المراجعة/ التعديل في المكان المناسب في المستند ويتم اعتماد المستند من
الشخص المخول بذلك
- يتم
توزيع المستند بعد اعتماده إلى جميع الأشخاص ذوي العلاقة ويوثق التوزيع على النموذج الخاص بالتوزيع
- المستند
السابق قبل التعديل يتم إتلافه و
الاحتفاظ بنسخه عنه في ملف خاص بعد ختمه بختم ملغي OBSOLETE” من أجل سجلات توثيق
التعديلات على المستندات
ملاحظة
: الشرح أعلاه يوضح صيغة من صيغ إجراءات التعامل مع التعديل على مستندات النظام
ويمكن تعديلها وفق الأنظمة المعمول بها في كل مؤسسة مع ضرورة توثيق تسلسل
الإجراءات كما هو موضح أعلاه
المعلومات الهامة للمؤسسة يجب أن تتوفر إمكانية
استعادتها بحفظ نسخة عنها من أجل التأكد
من أن المعلومات ممكن الحصول عليها في حال
تلف المستند الأصلي أو ضياعه.
تكرار عملية الاستعادة يحددها مدى أهمية المستند للمؤسسة وعادة
ما تكون إدارة/قسم نظم المعلومات هو
المسئول عن هذا الإجراء ويجب أن يوضح بشكل
تفصيلي إجراءات الاحتفاظ بنسخ عن المستندات ومدة الاحتفاظ بها ضمن هذا الإجراء
6- السجلات والقيود
6-1 القائمة الرئيسية لمستندات نظام إدارة
السلامة والصحة المهنية( النموذج رقم 00
/00)
6-2- نموذج طلب تغيير (نموذج رقم 00/00)
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق
نتشرف بانظمامكم الينا ومتابعة منشوراتنا
نعتمد على تفاعلكم في تطوير المحتوى وتقديم الأفضل