يقوم ممثل الإدارة للنظام / وحدة الجودة بمراجعة جميع التقارير و إعداد تقرير نهائي
لعمليات التدقيق الداخلي ويكون عرض تقرير التدقيق ومناقشة الملاحظات المدونة فيه
إحدى الفقرات المهمة التي تحويها أجنده ( مفكرة ) اجتماع مراجعة الإدارة وفي خلال
الاجتماع يتم مناقشة حالات عدم المطابقة والإجراءات التصحيحية أو الوقائية
المستقبلية اللازم اتخاذها والوقت المطلوب وتحديد المسؤولية تجاه ذلك.
متابعة نتائج التدقيق
تقوم فرق التدقيق بالتحقق ومتابعة تقارير حالات عدم المطابقة
مع الجهات المعنية المدقق عليها والإجراءات التصحيحية المتخذة خلال الوقت المقترح
للتنفيذ وعند التأكد من علاج هذه الحالات بصورة فعّالة واثبات ذلك يتم إغلاق
التقرير.
خصائص نتائج
التدقيق:
في الوقت الذي تعتمد فيه العناصر المطلوبة لنتائج التدقيق
على أهداف التدقيق، فأن نتائج التدقيق الجيدة تشتمل عموماً على خمس خصائص هي :
1- المعايير
المقصود بالمعايير هي
المواصفات القياسية، إجراءات العمل، إرشادات وتعليمات العمل، الضوابط والتشريعات
المعمول بها أوأي معلومات اخرى مثل الفعاليات والممارسات السابقة التي يستند عليها فريق التدقيق عند اختبار وقياس نشاط أو عملية معينة لتحديد
مستوى الأداء.
2- الحالة
المقصودة بالحالة هنا
هو الظرف الحقيقي الذي يصف نتائج التدقيق وما تم ايجاده خلال عملية التدقيق .
وتجدر الاشارة الى ان الحالة تصف ما قامت به الجهة الخاضعة للتدقيق او ما تقوم بهِ
هذهِ الجهة مقارنة بالمعيار المحدد. وعند وجود حالة عدم تطابق يتم تسجيلها في
تقرير عدم التطابق.
3-السبب
يتوجب معرفة الأسباب
التي أدت إلى حدوث حالة عدم التطابق وتدوينها أيضاً في تقرير عدم التطابق من قبل
المدقق عليه حيث
يحتاج فريق التدقيق إلى أن يكون لديه فهم واضح لأسباب عدم التطابق عند تحديد
التوصيات التي سوف تعالج المشكلة.
4-النتيجة
بعد أن يكون قد تم التعرف على الاختلاف مابين ماهية الحالة
وما ينبغي أن يكون إزاءها من معايير ، لابد أن يقرر فريق التدقيق اثر أو نتيجة هذا
الاختلاف على البرنامج او النشاط الوظيفة الخاضعة للتدقيق . وان مناقشة هذه
النتيجة يجب أن تشتمل على ما يتطلب اتخاذه من إجراء تصحيحي أو وقائي يوفي بحل
المشكلة.
5- التوصيات
التوصية
هي بيان واضح بالإجراء الذي لابد أن يتخذ لتصحيح أو معالجة المشكلة التي يحددها
التدقيق والوقاية منها لاحقاً . وان التوصيات يجب أن تعالج السبب الأساسي أو
الجذري. كما يجب رفعها إلى الأطراف التي يمكن أن تقوم بتنفيذها.
