تقرير
التدقيق هو وثيقة رسمية تتضمن حقائق عن التدقيق تشتمل على حالات عدم المطابقات,
ملاحظات, الإجراء التصحيحي, الزمن اللازم للتنفيذ والخلاصة. يعد من قبل فرق
التدقيق وعند إعداد تقرير التدقيق يجب اخذ بعين الاعتبار الأمور
التالية:
1- مراجعة النتائج بصفة عامة :
o
جمع كافة النتائج وعمل ملخص لها
o
مراجعة حالات عدم المطابقة الأساسية / الثانوية
o
اتخاذ الواقعية والموضوعية كأساس عند إعداد التقرير
o
الوضوح والإشارة إلى الهدف
o
يتوجب ذكر المرجع الملائم للمعايير / مستندات المؤسسة
o
تحديد الأهداف بدقة
2- تصنيف
حالات عدم المطابقة بدقة:
o
يتم تصنيف حالات عدم المطابقة إلى ثلاث حالات عدم مطابقة
رئيسي / عدم مطابقة ثانوي / ملاحظة
o
تجنب تصنيف كل عدم مطابقة على أساس أنها غير مطابقة رئيسية
o
التأكد من أن المدقق عليه على دراية بحالة عدم المطابقة
المسجلة
o
تحديد أصل المشكلة والإجراء التصحيحي الواجب اتخاذه
3- التقرير يجب أن يحتوي على:
§
تاريخ التدقيق
§
هدف ومجال التدقيق
§
توقيع المدقق
§
خطة التدقيق
§
أسماء فريق التدقيق
§
التعريف بالوحدة التنظيمية موضوع التدقيق
§
الإشارة إلى المراجع والوثائق الساندة إلى بند المواصفة
§
الملاحظات وحالات عدم المطابقة
§
مستوى التطبيق أي درجة التقييم
§
قائمة التوزيع
4- يجب ألا يحتوي تقرير التدقيق على
o
أسماء أشخاص في تقارير عدم المطابقة
o
معلومات سرية
o
بيان غير موضوعي
o
بيان انفعالي
o
معلومات غير ذي صلة
ه- الاجتماع
الختامي
يتم اجتماع فريق التدقيق في نهاية التدقيق مع الجهة
المدقق عليها واستعراض الفقرات التالية:
• استعراض عملية التدقيق والنتائج
التي تم تسجيلها
•
تلخيص حالات عدم المطابقة
حسب الأهمية
•
إعطاء تصور للجهة المدقق
عليها عن الأسلوب المناسب لاتخاذ الإجراءات التصحيحية والوقائية
•
إعطاء تصور للجهة المدقق
عليها عن مواضع التحسين والتطوير لنظام السلامة والبيئة
•
إعلام الجهة المدقق عليها بمسؤولية اتخاذ الإجراءات
التصحيحية والوقائية المناسبة
•
التأكيد على إجراء متابعة
من قبل فريق التدقيق لنتائج إغلاق حالات عدم المطابقة
•
تسليم نسخة من تقرير
التدقيق إلى رئيس الجهة المدقق عليها
تسليم تقرير التدقيق إلى وحدة الجودة /أو ممثل المؤسسة لنظام إدارة السلامة والبيئة
