السجلات وإدارة السجلات

الإجراء  العاشر-   السجلات وإدارة السجلات

(البند  رقم 4-5-3-  وفقا للمواصفة الدولية للنظام )

Records and Records Management

clause 4.5.3

1- الهدف :

الهدف من هذا الإجراء
 1-1-  تأسيس والاحتفاظ في إجراءات موثقة لتعريف  وجمع  وفهرسة وإدخال الملفات ، تخزين الملفات ، صيانة وإتلاف سجلات السلامة والصحة المهنية
 1-2-    لتعريف عمليات تخزين سجلات السلامة والصحة المهنية والتي تحفظها من التلف وتسهيل عملية الرجوع إليها  من خلال عملية التعريف والجمع والفهرسة وعرضها.

1-3-          لضمان بأن هذه السجلات قانونية  و يتم الحفاظ عليها بصورة منظمة .

2- التطبيق :

هذا الإجراء ينطبق على كافة الإدارات والأقسام المشمولة في التأهل لتطبيق نظام إدارة السلامة والصحة المهنية OHSAS18001
     

3- التعريفات :

 3-1- الدليل : دليل السلامة والصحة المهنية

3-2- الخطة : خطة السلامة

3-3- الحوادث : حوادث العمل
3-4- المتطلبات : متطلبات ومعايير نظام OHSAS18001

3-5- سجلات السلامة :  السجلات التي تم إنشائها لتشكل دليل موضوعي  للأنشطة المنفذة والنتائج المحققة  وكذلك السجلات التي يتم الاحتفاظ بها تشكل دليل يعكس التطابق مع المتطلبات  وفاعلية  تطبيق النظام في كافة المؤسسة . 

4- المسئوليات :

 4-1- مسئول السلامة هو المسئول عن الحفاظ على كافة السجلات المرتبطة بنظام السلامة والصحة المهنية .
4-2-  جميع رؤساء الأقسام مسئولين عن ضمان بأن كافة السجلات في أقسامهم   تحت السيطرة وفقا لمتطلبات هذا الإجراء

حالات عدم المطابقة والإجراءات الوقائية التصحيحية

الإجراء  التاسع-  

 الحوادث والأحداث وحالات عدم المطابقة والإجراءات  الوقائية التصحيحية

(البند  رقم 4-5-2-  وفقا للمواصفة الدولية للنظام )

ACCIDENTS, INCIDENTS, NON-CONFORMANCE AND CORRECTIVE AND PREVENTIVE ACTION

4-5-2   Clause

 

1- الهدف :

للحصول على نظام وتعليمات واضحة ولتحديد المسئوليات بشأن التعامل مع والتحقيق في الحوادث  والأحداث و مخالفات النظام ( حالات عدم المطابقة مع النظام )

2- التطبيق :

الإجراء ينطبق على نظام إدارة السلامة والصحة المهنية وتطبيقه في كامل المؤسسة

3-  تعريفات :

3-1- النظام :  نظام إدارة السلامة والصحة المهنية

3-2- مسئول السلامة :     الموظف التنفيذي المسئول عن السلامة في المؤسسة ( يختلف مسماه وفقا للمؤسسة ( مدير السلامة/مراقب السلامة/مهندس السلامة/رئيس قسم أو إدارة السلامة/ مشرف السلامة/ ضابط السلامة/منسق السلامة)

3-3- تقارير عدم المطابقة : التقارير التي يصدرها المسئولين عقب الزيارات الرقابية عمليات التدقيق بشأن حالات مخالفة النظام .

المراقبة و قياس الأداء

  الإجراء  الثامن-  المراقبة و قياس الأداء  

(البند  رقم 4-5-1-  وفقا للمواصفة الدولية للنظام )

PERFORMANCE MEASUREMENT AND MONITORING    Clause 4.5.1

1- الهدف :

الهدف من هذا الإجراء هو وصف نظام الرقابة وقياس  أداء نظام إدارة السلامة والصحة المهنية في المؤسسة .

2-  التطبيق :

يطبق هذا الإجراء على كافة مواقع المؤسسة  الفروع و والإدارة العامة

3- التعريفات :

3-1- مسئول السلامة :     الموظف التنفيذي المسئول عن السلامة في المؤسسة ( يختلف مسماه وفقا للمؤسسة ( مدير السلامة/مراقب السلامة/مهندس السلامة/رئيس قسم أو إدارة السلامة/ مشرف السلامة/ ضابط السلامة/منسق السلامة)

3-2- المراجعة     : اجتماع المراجعة الإدارية للنظام

3-3- المعدات        : معدات الوقاية الشخصية للعاملين

الاستعدادات والاستجابة للحالات الطارئه

  الإجراء  السابع- الاستعدادات والاستجابة للحالات الطارئه 

(البند  رقم 4-4-7-  وفقا للمواصفة الدولية للنظام )

Emergency preparedness and response

4.4.7    clause

1- الهدف :

للتعرف على إمكانيات  المؤسسة للتعامل والاستجابة  مع  الحوادث والحالات الطارئه ولضمان بأن خطة الطوارئ :

         يتم مراجعتها بصورة صحيحة وتفصيلية بعد كل عملية طارئه

         يتم تنفيذها والاستجابة لها من العاملين

         وأن خطة الطوارئ يتم اختبارها بصورة دورية. لضمان تفيد العاملين وفاعلية الخطة والأجهزة المستخدمة  .

2-  التطبيق :

 هذا الإجراء ينطبق على كافة خطط الطوارئ في المؤسسة ( الموقع و الفروع )

 3- التعريفات :

 3-1- الدليل :             دليل السلامة والصحة المهنية

 3-2- مسئول السلامة :     الموظف التنفيذي المسئول عن السلامة في المؤسسة ( يختلف مسماه وفقا للمؤسسة ( مدير السلامة/مراقب السلامة/مهندس السلامة/رئيس قسم أو إدارة السلامة/ مشرف السلامة/ ضابط السلامة/منسق السلامة)

3-3- الاستعدادات  :  الاستعدادات والاستجابة للحالات الطارئه

3-4- الخطة :               خطة عمليات الطوارئ

4- الوسائل :

4-1- مسئول السلامة هو المسئول عن وضع والاحتفاظ بخطط الاستعدادات والاستجابة للحالات الطارئه في كافة مواقع المؤسسة  .

4-2-  مدراء ورؤساء الإدارات والأقسام مسئولين عن تنفيذ خطط الطوارئ  ومراجعتها وتجربتها في مواقعهم  .

5- الطرق ( الوسائل ) :

5-1- العناصر الرئيسية :

العناصر الرئيسية في أية خطة للطوارئ يتم وضعها في المؤسسة هي التالي :-

إجراءات الإخلاء  الطارئة للموقع 

•  لإجراءات التي يجب إتباعها من الموظفين المسئولين عن تنفيذ خطة الطوارئ  قبل تنفيذ عمليات الإخلاء للموظفين / العاملين  وبعدها مثل  تعداد جميع الموظفين بعد عملية الإخلاء 
• مهام الإنقاذ  والمهام الطبية  للموظفين المسئولين عن تقديم الإسعافات الأولية
• لمهام والموظفين المكلفين بعملية كتابة التقارير حول الحالة الطارئة

السيطرة على العمليات

   

  الإجراء  السادس- السيطرة على العمليات

(البند  رقم 4-4-6-  وفقا للمواصفة الدولية للنظام )

Operational  Control

Clause 4.4.6

 1- الهدف :

لتحديد العمليات والأنشطة المرتبطة في المخاطر التي تم تحديدها أثناء عملية تقييم المخاطر والتي تتطلب اتخاذ إجراءات بشأنها

 2- التطبيق :

يطبق هذا الإجراء على كافة عمليات المؤسسة

3- التعريفات :

3-1- التعليمات  :  تعليمات السلامة في العمل

3-2- مسئول السلامة :     الموظف التنفيذي المسئول عن السلامة في المؤسسة ( يختلف مسماه وفقا للمؤسسة ( مدير السلامة/مراقب السلامة/مهندس السلامة/رئيس قسم أو إدارة السلامة/ مشرف السلامة/ ضابط السلامة/منسق السلامة)

4- المسئوليات :

مسئول السلامة ، مدراء الإدارات والفروع ، رؤساء الأقسام ومراقبي العمل جميعهم مسئولين عن التأكد من أن كافة تعليمات السلامة في العمل يتم إتباعها في المؤسسة.

• جميع العاملين مسئولين عن تطبيق التعليمات في مناطق عملهم

5- الطرق ( الوسائل )  :

مطلوب من المؤسسة التخطيط لكل عملية  ونشاط من عملياتها بما في ذلك عمليات الصيانة ،بما يحقق التأكد من أنه يتم تأديتها وفقا للحالات المحددة بواسطة :

5-1- وضع والحفاظ على إجراءات عمل مكتوبة تغطي جميع الحالات التي ينتج عن غياب مثل هذه الإجراءات الموثقة عنها إلى  الانحراف عن متطلبات سياسة وأهداف المؤسسة للسلامة والصحة المهنية .

5-2-  وضع معايير عملية في الإجراءات

5-3-  وضع والحفاظ على إجراءات تتعلق  بالمخاطر التي تم الكشف عنها من عمليات تقييم المخاطر سواء للبضائع( المنتوجات)  المعدات والخدمات والمشتريات) ومثل هذا الإجراءات   والمتطلبات يجب أن توضع للموردين وعملاء المؤسسة ( المتعاقدين معها )

5-4- وضع والاحتفاظ بإجراءات بشان تصميم مكان العمل ، العمليات ، التمديدات، الآلات والأجهزة والإجراءات التشغيلية  والأعمال التي تتم على أن  تتضمن هذه الإجراءات مدى مناسبة هذه الأعمال لقدرات العاملين بهدف إلغاء أو تقليص مخاطر السلامة والصحة المهنية من مصادرها  .

 هذا الإجراء يتطلب من المؤسسة وضع دليل للعمليات يشرح كافة تعليمات السلامة في كل منطقة عمل وفقا لنوع العمليات التي تتم في كل موقع 

مثال :

تعليمات السلامة أثناء القيادة

تعليمات السلامة أثناء عمليات اللحام والقطع

تعليمات السلامة في عمليات الصبغ ......وهكذا وفقا لأنشطة المؤسسة

6- السجلات ( القيود )  :