أولا : التخطيط للتدقيق
ممثل الإدارة لنظام السلامة والبيئة مسئول عن إعداد الخطة السنوية لعمليات
التدقيق الداخلي لنظام إدارة السلامة والبيئة حيث
يتم تطبيق عمليات التدقيق على الأقل مرة واحدة في السنة على كافة الفعّاليات والأنشطة في الوحدات
التنظيمية التي تكون ضمن نطاق النظام حيث تبنى خطة التدقيق على أساس أهمية الأنشطة
المدقق عليه.
واعتماداً على نوع التغيرات الحاصلة في العمل
وعلى نتائج التدقيق السابق بالإمكان إجراء التدقيق الداخلي لنظام الإدارة المتكامل
لأكثر من مرة على بعض الوحدات التنظيمية
أو الفروع إذا دعت الحاجة, حيث يكون ممثل
الإدارة لنظام الإدارة المتكامل مخول
بإجراء التدقيق في أي وقت بعد إبلاغ رئيس الوحدة التنظيمية / الفرع المعني بإجراء
التدقيق عليها وعلى رؤساء الوحدات التنظيمية / الفروع التواجد خلال إجراء التدقيق.
أ- محتويات خطة التدقيق
تشمل خطة
التدقيق على الفقرات التالية:
•
التاريخ والوقت و
فترة إجراء التدقيق
•
مجال التدقيق (الأنشطة التي سيتم التدقيق عليها في الوحدات
التنظيمية)
•
قائمة بالمدققين وفرق التدقيق
•
بنود المواصفة المشمولة بالتدقيق
•
بيان نوع التدقيق للجودة أو للسلامة أو للبيئة أو للنظام ككل
ب- الإعداد والتهيئة للتدقيق
عند
التهيئة لعملية التدقيق الداخلي يجب أخذ بعين الاعتبار الخطوات التالية:
§ تحديد أهداف ونطاق التدقيق وأدلة
العمل ذات العلاقة
§ معرفة حجم الجهة الخاضعة للتدقيق
ومواقع العمل المطلوب زيارتها إضافة إلى عدد العاملين ونوع الخدمة المقدمة
§ تحديد الموارد من مدققين أي عدد
المدققين قياساً إلى حجم الجهة المدقق عليها ، الوقت اللازم لإجراء التدقيق ،
الوثائق المطلوب الإطلاع عليها، تأمين المواصلات وأي خدمات أخرى
§ تأمين الاتصال بالجهة المدقق عليها
يتم
إعلام الجهة المدقق عليها قبل موعد إجراء عمليات التدقيق الداخلي لنظام إدارة السلامة والبيئة بالتاريخ
المقترح فيه إجراء التدقيق حيث يتم
الموافقة من قبل الجهة المدقق عليها على التاريخ المقرر أو اقتراح تاريخ
بديل.ويجب أن يكون فريق التدقيق على وعي تام بمتطلبات
المواصفة وتحديث معلوماتهم عن طريق إطلاعهم المستمر لدليل نظام إدارة السلامة والبيئة
وأدلة إجراءات العمل, وعلى تقارير عدم التطابق
والإجراءات التصحيحية المتخذة ونتائج التدقيق السابق(لاحظ فقرة مراجعة الوثائق)
لذلك
مرحلة الإعداد للتدقيق تشمل:
§
مراجعة المعايير (المواصفات
القياسية) المطلوب تنفيذها
§
تحديد الملاحق والنقاط الرئيسية
التي يجب أن يشملها التدقيق
§
تحديد الإجراءات التي تم حصرها من
مراجعة التوثيق
§
تحقيق التوازن في تنفيذ المهام في
حالة وجود أكثر من مدقق
§
تقدير الزمن المطلوب لأجراء التدقيق
§
إعداد مسودات قوائم الفحص وتطويرها
إن وجدت
§
إعداد جدول التدقيق الذي يجب أن
يتضمن أسم الوحدة التنظيمية / الفرع المدقق عليه مع تاريخ إجراء التدقيق واسم فريق
المدققين الداخليين
ج- مراجعة
الوثائق
عملية مراجعة
الوثائق تشمل ما يلي :
§
تجميع المستندات والوثائق الخاصة
بالنظام
§
فحص نظام التوثيق ومدى تطابقه مع
متطلبات المواصفة
§
مراجعة إجراءات العمل
§
مراجعة تعليمات وإرشادات العمل
§
مراجعة خطط الجودة، السلامة والبيئة
§
مراجعة تقارير التدقيق
السابقة
